REKAYASA PERANGKAT LUNAK: PENERIMAAN MAHASISWA BARU (PMB)

“REKAYASA PERANGKAT LUNAK” 

(PENERIMAAN MAHASISWA BARU)

1.    CURRENT SYSTEM (SISTEM YANG SEDANG BERJALAN)

Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) merupakan suatu agenda tahunan yang dilakukan oleh setiap perguruan tinggi maupun sekolah-sekolah tinggi dalam rangka pengrekrutan para calon mahasiswanya. Setiap perguruan tinggi maupun sekolah tinggi, baik yang berstatus negeri ataupun swasta, memiliki prosedur tersendiri dalam menerima calon mahasiswanya. Salah satu contohnya adalah tes Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) yang setiap tahun diselenggarakan oleh pemerintah untuk penjaringan calon mahasiswa di beberapa perguruan tinggi negeri di Indonesia.

Tes SBMPTN dilaksanakan serentak dari ujung barat hingga ujung timur Indonesia dengan peserta hingga puluhan ribu yang memperebutkan ribuan kursi yang disediakan oleh masing-masing perguruan tinggi negeri yang termasuk di dalamnya. Selain tes ini, banyak jalur-jalur masuk lain yang disediakan oleh pihak perguruan tinggi maupun sekolah tinggi sesuai dengan kebijakan mereka. Namun dari tahun ke tahun, nampaknya kuota mahasiswa lulusan tes ini selalu menunjukkan persentase tertinggi di hampir setiap perguruan tinggi negeri.

Prosedur pelaksanaan tes ini sama antar perguruan tinggi negeri yang menyelenggarakannya. Namun yang berbeda adalah prosedur pada saat seorang siswa dinyatakan lulus dan diharuskan untuk melakukan pendaftaran atau registrasi ulang. Prosedur ini membedakan, dikarenakan ketentuan yang berlaku untuk setiap perguruan tinggi negeri berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Artinya, ketentuan yang berlaku adalah ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan di masing-masing perguruan tinggi negeri tersebut.

Hal pertama yang dilakukan ketika seorang siswa dinyatakan lulus di sebuah perguruan tinggi negeri (red, PTN A), calon mahasiswa ini diharuskan membayar biaya pendaftaran terlebih dahulu, yang salah satu terdapat di dalamnya yaitu biaya iuran SPP semester awal, di bank yang telah ditunjuk oleh pihak perguruan tinggi. Setelah pembayaran dilakukan dan diberikan slip bukti pembayaran, calon mahasiswa tersebut diminta untuk melengkapi berkas-berkas yang dibutuhkan pada saat registrasi ulang, mulai dari slip bukti pembayaran dari bank, riwayat hidup, kelengkapan ijazah, data orang tua dan lain sebagainya yang dianggap perlu untuk dijadikan database calon mahasiswa tersebut. Setelah itu, melakukan registrasi ulang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh pihak perguruan tinggi, dalam hal ini oleh Panitia PMB itu sendiri.

Pada saat registrasi ulang berlangsung, pihak panitia akan memeriksa kelengkapan berkas yang ada dan juga melakukan pemeriksaan kesehatan, mulai dari berat badan, tinggi badan, pemeriksaan urin, pengukuran tensi darah, cek buta warna, pemeriksaan golongan darah, sampai dengan calon mahasiswa tersebut mendapatkan kartu mahasiswa.

Bagi para calon mahasiswa yang memenuhi seluruh persyaratan registrasi ulang, mereka dapat menyelesaikan rangkaian prosedur registrasi ulang dalam waktu satu hari saja. Walaupun proses regitrasi ulang ini dapat dilaksanakan dalam satu hari, tetapi jika diperhitungkan dengan jumlah mahasiswa yang mencapai angka ribuan, hal ini akan menjadikan antrian yang sangat panjang bagi para calon mahasiswa pada saat registrasi ulang. Walaupun pihak Panitia PMB telah menentukan hari tertentu untuk beberapa fakultas tertentu, tetap saja akan membuat antrian sangat panjang. Sehingga beberapa diantaranya harus menunggu beberapa jam hingga tiba gilirannya untuk registrasi ulang.

Menunggu selama beberapa jam, mungkin hal yang dapat diterima ketika calon mahasiswa tersebut mendapat giliran, dia tidak mendapat kendala pada saat proses registrasi ulang berlangsung. Dalam artian, calon mahasiswa tersebut memenuhi segala persyaratan yang ada. Berbeda halnya dengan calon mahasiswa yang ternyata mengalami masalah dengan salah satu persyaratan pada saat pelaksanaan registrasi ulang. Misalnya saja, ada salah satu calon mahasiswa melulusi jurusan pilihannya yang diharuskan setiap mahasiswanya tidak memiliki cacat mata, dalam hal ini adalah buta warna. Awalnya, calon mahasiswa ini memang menyadari bahwa dia memiliki kelainanan, yaitu buta warna sebagian, dan setelah dia membaca persyaratan yang ada, dikatakan bahwa untuk kasus buta warna sebagian masih dapat diterima di jurusan pilihannya.

Namun pada saat proses registrasi ulang berlangsung, ketika tes buta warna berlangsung, ternyata pihak panitia menyarankannya untuk langsung ke rumah sakit yang ada dalam lingkungan universitasnya dan tidak memperkenankannya melanjutkan proses regitrasi ulang tersebut. Akhirnya, setelah hasil keluar, calon mahasiswa tersebut diharuskan melaporkan hasil tesnya ke bagian akademik di rektorat. Tidak sampai di situ saja, dia diharuskan kembali ke rektorat keesokan harinya untuk mengetahui hasil selanjutnya.

Keesokan harinya, calon mahasiswa tersebut mendapatkan hasil bahwa dia diharuskan berpindah jurusan yang persyaratan mahasiswanya tidak melihat kondisi penglihatan calon mahasiswa tersebut, namun dalam lingkup fakultas yang sama. Setelah calon mahasiswa tersebut mendapatkan hasilnya, akhirnya dia diperkenankan untuk melakukan registrasi ulang pada saat itu dengan pilihan jurusan yang baru, yang disarankan oleh pihak akademik universitas. Hal ini menunjukkan bahwa calon mahasiswa ini membutuhkan waktu beberapa hari untuk menyelesaikan proses registrasi ulangnya. Calon mahasiswa ini pun melakukan peregitrasian ulang sama halnya dengan calon mahasiswa yang lain, yang perlu mengantri panjang dan dapat dikatakan melakukan semuanya seperti dari awal.

2.    PROPOSED SYSTEM (SISTEM YANG DIUSULKAN)

Selain membutuhkan waktu yang lama ketika mengantri dan terlebih ketika memiliki kendala yang disebutkan sebelumnya, akan lebih baiknya ketika hal itu dapat diatasi lebih cepat untuk lebih mengefisienkan waktu yang ada. Pada saat proses peregistrasian ulang berlangsung, selain ada pihak Panitia PMB yang khusus menangani masalah kesehatan para calon mahasiswa, kelengkapan berkas-berkas yang dibawa oleh calon mahasiswa, harus ada pula pihak yang berwenang mengatasi masalah seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Misalnya ada pihak bagian akademik universitas yang langsung menangani dan ada pula pihak medis, dalam hal ini salah satu pihak dari rumah sakit universitas yang dapat langsung menangani masalah yang serupa.

Pada saat proses peregistrasian berlangsung dan terjadi kembali hal serupa, calon mahasiswa tersebut dapat langsung diarahkan kepada pihak medis lanjutan untuk mengetahui hasil uji lab yang dapat langsung diserahkan kepada bagian akademik pada saat itu juga. Mengingat pada saat ini, perkembangan teknologi sangat berkembang dengan pesat. Selanjutnya, pihak akademik pun dapat langsung dengan sigap memberikan solusi terbaik bagi calon mahasiswa tersebut dengan cara mengakses langsung sistem informasi mahasiswa berbasis web. Sistem yang di dalamnya terdapat langsung hal-hal yang berkaitan dengan kondisi setiap fakultas beserta jurusan yang terdapat di dalamnya, termasuk salah satunya, kondisi jumlah mahasiswa setiap jurusan. Jadi pada saat itu juga, calon mahasiswa tersebut dapat langsung melakukan peregistrasian ulang sesuai dengan jurusan yang telah dipilih ataupun yang telah disarankan oleh pihak universitas pada saat itu juga.

3.    SYSTEM REQUIREMENT SPECIFICATION (SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM)

3.1    Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

·      Penginputan data kesehatan oleh Panitia PMB

·      Admin yang mengontrol sistem informasi mahasiswa

3.2    Spesifikasi Kebutuhan Data

·      Data mahasiswa baru mencakup riwayat hidup, data akademik, data orang tua, data kesehatan

3.3    Spesifikasi Kebutuhan Teknologi

·      Teknologi medis

·      Teknologi web-server

4.    RANCANGAN SISTEM DENGAN DFD

4.1  Rancangan Sistem Secara Umum

        a.  Konteks Diagram

       b.  Diagram Berjenjang

4.2  Rancangan Sistem Terinci
        a.  DFD Level 1

       b.  DFD Level 2

5.   RANCANGAN SISTEM DENGAN UML
5.1  Rancangan Sistem Secara Umum
        a.  Use-cases Diagram

       b.  Class Diagram

5.2  Rancangan Sistem Terinci
        a.  Sequence Diagram

        b.  Activity Diagram

         c.  Statechart Diagram

          d.  Deployment Diagram

6.    PENGUJIAN SISTEM

6.1    Black-Box Testing

·      Apakah data yang diinput sesuai dengan data yang masuk (valid)?

·      Apakah system dapat membaca character, numerik, dan symbol dan penggunaannya?

·      Apakah system dapat membedakan character, numerik, dan symbol?

·      Apakah system dapat menolak data berganda?

·      Apakah system dapat membacabatasan field?

·      Apakah system dapat kompatibel secara internal?

·   Apakah system dapat memeriksa kesalahan penginputan data secara keseluruhan dan memberi peringatan?

·   Apakah system dapat memeriksa apabila ada data yang tidak diinput secara keseluruhan dan memberi peringatan?

·      Apakah system dapat melakukan pengeditan data jika ada pembaharuan data?

6.2    Analisis Kinerja Sistem

·      Apakah system dapat berjalan cepat dan tepat?

·      Apakah system tidak lambat loading?

·      Apakah system dapat memeriksa data yang dicari secara cepat?

·      Apakah system dapat diakses oleh 50 user dalam waktu yang bersamaan?

·      Apakah 50 calon mahasiswa dapat melakukan input data ke sistem dalam waktu yang bersamaan?

·      Pada saat terjadi sistem offline, dapatkah sistem kembali online kurang dari 1 hari?

·      Apakah sistem dapat melakukan recovery dan back up data secara cepat?

6.3    Pengujian Akseptansi Sistem

·      Apakah calon mahasiswa paham dan tahu cara mengisi formulir data di sistem?

·      Apakah calon mahasiswa tidak mengalami kesulitan pada saat mengisi formulir data di sistem?

·   Apakah panitia PMB mengerti dan tidak mengalami kesulitan penginput data kesehatan calon mahasiswa di sistem?

·     Apakah pihak fakultas, jurusan, dan prodi mengerti dan tidak mengalami kesulitan dalam melihat dan mempergunakan data calon mahasiswa di sistem?

·      Apakah calon  mahasiswa merasa puas dan mudah dengan sistem informasi ini?

·      Apakah panitia PMB merasa puas dengan sistem informasi ini?

·      Apakah pihak fakultas, jurusan dan prodi merasa puas dengan sistem informasi ini?

6.4    Unit Test

·      Apakah program dalam sistem dapat memanage atau mengelompokkan data berdasarkan kode?

·      Apakah program dalam sistem tidak lagi terdapat error?

6.5    Integration Test

·      Apakah program dalam sistem dapat menghubungkan data-data yang memiliki keterkaitan?

·      Apakah data di class tertentu dapat digunakan pada data di class lainnya?

6.6    Defect Testing

·      Apakah pada sistem terdapat kecacatan?

·      Apakah pada program terdapat yang tidak sesuai dengan fungsinya atau spesifikasinya?

·      Apakah pada program terdapat kesalahan pengkodean?